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企业管理制度执行力提升过程简化方法

2021-11-26 09:59   作者:清大EMBA研修班招生网

导读:案例: 麦当劳公司的第一本操作手册长度有 15 页, 不久之后扩展到 38 页, 1958 年后多达 75 页。 在作业手册中可以查到麦当劳所有的工作细节。 在 第三个版本的手册中, 麦当劳开始教加盟者进行公式化作业, 比如: 如何追踪 存货, 如何准备现
案例: 麦当劳公司的第一本操作手册长度有 15 页, 不久之后扩展到 38 页, 1958 年后多达 75 页。 在作业手册中可以查到麦当劳所有的工作细节。 在 第三个版本的手册中, 麦当劳开始教加盟者进行公式化作业, 比如: 如何追踪 存货, 如何准备现金报表, 如何准备其他财务报告, 如何预测营业额及如何制 定工作进度表等。 甚至可以在手册中查到如何判断盈亏情况, 了解营业额中有 多大比例用于雇用人员、 有多少用于进货、 又有多少是办公费用。 每个加盟者 在根据手册计算出自己的结果后, 可以与其他加盟店的结果比较, 这样就便于 立即发现问题。 麦当劳手册的撰写者不厌其烦, 尽可能对每一个细节加以规 定, 这正是操作手册的精华所在。 正因为如此, 麦当劳的经营管理方法能够快 速全盘复制, 全世界几万家分店, 多而不乱。
很多时候大家说到简化就立刻想到减少, 上面的案例告诉我们, 简化不是 任意的缩减, 对于企业的制度执行来说, 更不能认为只要把制度的数目加以缩 减就能提高执行力, 产生效果。 简化的实质是对企业规章制度所规范的对象、 行为、 过程加以调整, 使之优化的一种有目的的活动。 也就是说, 简化是在不 改变对象性质的规定下, 不降低对象功能的前提下, 减少对象的多样性、 复杂 性。 将作业及作业流程 “化繁为简”, 减少经验因素的影响。 例如, 连锁企业 的系统整体庞大而复杂, 必须将财务、 货源供求、 物流、 信息管理等各个子系 统简明化、 结构化, 去掉不必要的环节和内容, 以提高效率, 使 “人人会做、 人人能做”。 上面麦当劳的案例就是一个有说服力的例子。
简化的客观基础是对商品或服务功能的分析, 通常商品或服务都有三种功 能: 一是基本功能, 即用来满足人们对该商品或服务的共同需要的功能; 二是 附加功能, 即用来满足不同的人们对商品或服务的特殊需要的功能; 三是条件 功能, 即使基本功能得以充分发挥的功能。 简化时需要注意以上三点, 比如手 机, 它的基本功能是通话, 条件功能是要有网络, 附加功能是各种休闲、 娱乐 的用途。 由于附加功能和条件功能的存在, 使得同一商品或服务具有众多的品种规格。 品种的增加在一定的范围内可以满足消费者的需求, 但超出一定的范 围地、 盲目地、 无限制地增加品种, 就会给制造、 选购、 使用和维修带来很大 的不便。 因此利用 “简化” 的方法, 将商品或服务的品种和规格减少到必需 的范围内, 可以降低生产或服务成本, 提升客户价值。
简化时还需要注意以下几点。
只有在多样化的发展规模超出了必要范围时, 才考虑简化。
简化时, 既要对不必要的多样化加以压缩, 又要防止过分压缩。 为此, 简化方案必须经过对比、 论证, 并以简化后的总体功能是否作为最佳依据衡量 简化方案。
简化应以确定的时间和空间范围为前提。 在时间范围里, 既要考虑到当 前的情况, 也要考虑到今后一定时期内的发展要求, 以确保简化成果的生命力 和系统的稳定性; 对简化所涉及的空间范围以及简化后所产生作用的空间范 围, 都必须做较为准确的计算或估计, 要关注全局利益。
简化的结果必须保证在既定的时间内足以满足一般需要, 不能因简化而 损害客户的利益。
对商品规格或服务方式的简化要形成系列, 其参数组合应尽量符合数值 分级制度。
简化的经济效果, 首先, 从企业方面来说, 在设计阶段, 由于商品品种简 化, 可以减少设计差错, 缩短设计时间, 提高设计效率, 便于图纸和设计文件 的管理。 其次, 从商业部门和客户来说, 由于品种的简化, 便于包装、 运输和 仓储, 大大减少了流通领域的人力和物力的消耗及管理费用, 也给客户的使用 和维修带来方便, 而且生产制造成本的降低也使客户在经济上直接受益。 法国 的艾伯特·卡柯特经过认真研究提出了衡量简化是否合理的一条重要法则: “商品的制造成本与产量的 4 次方成正比。” 如果产量提高一倍, 或品种减少 一半时, 成本可大约降低 16%; 如果产量提高两倍, 或品种减少 1 / 3 时, 成本 可大约降低 24%。
简化主要应用于商品种类、 原材料、 零部件、 数值及作业过程, 举例 如下。
物品种类的简化。 一些制造企业有大量的库存品, 种类繁多。 其中有的 长期无用, 有的品种规格可以归并, 通过实行简化便可消除许多无用的、 多余 的、 可替换的类型, 这样不仅能够减少资金占用、 腾出库房面积, 还可改进 管理。
原材料的简化。 许多企业采购原材料时不做论证, 相关人员随意提要求, 采购的品种规格过多、 过杂, 通过简化可以减少品种, 提升招标效率, 还 可以节约资金。
零部件简化。 机电产品是由零部件、 元器件组成的, 有的产品中功能相 近的零部件很多, 如能归并简化, 便可显著提高设计和制造效率。
数值简化。 不同的设计人员在设计过程中, 如果自由取值, 就会使同一 参数出现多种数值, 并使工具、 量具的种类增多, 管理复杂化。 通过制定规 范, 加以简化, 便可防止不必要的数值多样化, 在提高准确性的同时, 又能减 少工作人员的工作量。

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