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如何判断一个企业管理流程的优劣?

2021-11-17 09:18   作者:清大EMBA研修班招生网

导读:判断一个流程的优劣, 是流程能持续改进的基
判断一个流程的优劣, 是流程能持续改进的基础。 通常我们会从以下几个 方面来评判流程的优劣。
(1) 是否增值。 流程是否增值是评判一个流程的最重要标准, 很多时候 人们会说, 增值很抽象, 如何测量? 其实, 增值的体现就是客户导向。 对于直 接连通外部客户的流程来说, 就要看这个流程是否能够最大限度地满足客户的 需求。 对于不同的行业、 不同类型的企业, 其所面临的客户千差万别, 客户的 需求也有很大的差异, 因此, 不能用同一个尺度去评判某一个流程。 但是满足 客户在时间、 数量、 质量、 地点等方面的要求是不会变的, 比如, 是否能在最 短时间内为客户准确地提供产品或服务, 并且送达客户指定的地点, 交给指定 的人; 是否能在客户期望的时间内对其需求做出响应等。 而对于在内部流转的 流程, 需要考虑的就是对内部客户的服务与支撑, 这个内部客户是谁呢? 我们 通常会说, 下一个环节就是上一个环节的客户, 我们要考虑每一个环节的产出 在时间、 数量、 质量、 成本等方面是否能满足下一个环节的需要。
(2) 流程是否包含了完整的信息。 完整的流程信息是确保流程增值的基 础要素之一, 也是提高工作效率的必备要素, 具体包括流程中的各项活动是由 哪些岗位在执行, 这些活动依据的制度或标准是什么, 每一个活动输入的资源 是什么, 每一个活动的产出成果是什么。 流程中的这些信息, 是企业知识管理 的基础, 我们可以根据流程中的这些信息, 对缺失的制度 (标准) 或者表单 记录进行补充, 对不适应发展需要的进行优化, 对输入的资源以及输出的成果 进行量化分析后, 实施优化与改进。
(3) 流程是否体现了其整合功能。 整合可以节约资源、 提升效率, 具体 包括: 是否利用数据库、 网络以及信息分布处理系统, 将不同活动的数据进行 统一处理; 是否将各部分的资源统一处理; 是否将同一来源的信息数据进行了 共享; 是否使并行的工作同时展开, 以减少 “交期” 等。
(4) 流程是否稳定。 流程的稳定性可以通过多次测试流程运转的时间, 测试其平均值及方差值, 对于稳定性要求高的流程, 可以设定方差值, 对方差 较大的情形做针对性的分析, 以便及时优化流程。
(5) 流程与业务是否匹配。 面对市场多元化、 客户需求的多样化以及管 理的细化, 需要流程适应不同需求或管理要求, 将流程基于不同业务进行分 类, 比如企业根据客户的需求将客户分成了 A、 B、 C 三类, 那么同时也应将 客户服务流程分为 A、 B、 C 三类; 物资采购时, 根据不同金额及采购频次将 物资划分成了大宗采购、 常规采购、 小件物资采购等, 那么相应的采购流程也 应做同样的分类, 以适应管理的需要。
(6) 流程是否与信息化协调。 一方面, 企业需要将流程固化于信息系统, 提升流程的执行力、 整合力, 另一方面, 信息系统中的流程是不是企业自己的 流程, 流程优化后是否及时对信息系统做了相应的优化。 很多企业在建立信息 系统时, 要么还没有系统地梳理过流程, 要么信息系统的归口管理部门与流程 的归口管理部门不是一个部门, 常常导致脱节, 信息系统中的流程不是企业实 际使用的流程, 使信息系统与流程分裂; 还有一些企业, 在做了流程优化后, 由于没有可以优化信息系统的人员, 或者相关归口管理部门不重视, 导致优化 后的流程与现实使用的信息系统不一致, 形成 “两张皮”。

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