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安排工作讲技巧, 领导人安排工作要分步骤

2021-08-10 16:00   作者:清大EMBA研修班招生网

导读:一个团队, 需要做的工作千头万绪, 身为团队领导人, 很重要的一项任 务便是将这些工作一一安排下去, 落实给相应负责的人。 因此, 现代领导人 的一个非常重要的能力就是如何把工作委派给别人去做。 那么, 怎样做到有 效的工作安排呢? 美国学者皮尔斯总
团队领导人
一个团队, 需要做的工作千头万绪, 身为团队领导人, 很重要的一项任 务便是将这些工作一一安排下去, 落实给相应负责的人。 因此, 现代领导人 的一个非常重要的能力就是如何把工作委派给别人去做。 那么, 怎样做到有 效的工作安排呢? 美国学者皮尔斯总结出有效安排工作共需要经过下列七个 步骤。
一、确定哪些事务更需要安排
首先认真梳理一下所有要做的各项工作, 确保自己理解这些工作都需要 做些什么、 存在什么特殊问题或复杂程度如何。 当你对工作有了清楚的了解 以后, 还要想办法使你的下属也了解。 要确保能够向处理这件工作的下属说 清楚该项工作的性质和目标, 要保证下属能够通过完成该项工作获得新的知 识或经验。
但千万不要把那些处于最优先地位并要求你马上亲自处理的特殊工作安 排给别人。 另外, 如果某项工作涉及只有你才应该了解的特殊信息, 也不要 安排给下属去做。
二、按 “能” 分派, 找到能够胜任的人
接着你要对下属进行一个完整的评价, 选择能够胜任某项工作的人。 要确保下属对该项工作的要求完全了解, 并且要把完成工作的时间与效率的标 准定下来。 这种决策目标将会向你说明能够胜任工作的人是什么样的人。 这 样, 你就有可能让最有才能的职员发挥最大的作用。 但有一点也要记住, 那 就是你要尽量避免把所有的工作都交给一个人去做。
三、掌握安排工作的时间和方法
大多数领导人上午的第一件事便是安排工作。 这样做可能方便了自己, 但有损于团队的积极性。 因为他们可能要被迫改变自己原定的日程安排, 工 作的优选顺序也不得不做一下调整。 因此, 安排工作的最好时间是在下午下 班之前, 把安排工作作为当天的最后一件事来做。 这样, 比较有利于下属为 第二天的工作做准备计划。 有时候比较紧要的通知, 在第一天的晚上再晚也 要通知下去, 这样伙伴们安排时间就有一定的余地。
工作安排中要遵守重要且紧要的放在第一时间解决, 然后是紧要不重要 的, 再者是重要不紧要的, 最后是既不紧要也不重要的。
关于安排工作的方式, 当面安排是最好的方式, 这样委派工作便于回答 下属提出的问题, 获得及时的信息反馈, 同时也便于下属了解工作的重要程 度和一个及时的沟通。 当然, 现在通讯发达了, 微信朋友圈群发也是一个很 好的方式。
四、制定明确的安排计划, 以备查询
有了确定的目标才能开始安排工作。 你要把计划达到的目标写出来, 给 各个团队一份, 自己留下一份备查, 这样有利于你了解并指导该项工作进行 的全过程。
五、安排与交代工作
在安排工作之前, 需要把为什么选他完成某项工作的原因讲清楚, 关键 是要强调积极的一面, 同时, 还要让下属知道他对完成工作任务所负的重要 责任, 让他知道完成工作任务对他目前和今后在组织中的地位会有直接影响。 要向下属讲出你所知道的一切, 不要因为没有交代清楚你所掌握的信息, 从 而给下属的工作带来困扰。 另外, 还要告诉他什么时间向你报告工作, 并明 确要求。 最后, 你要肯定地表示自己对下属的信任和对工作的兴趣, 只有这 样才能迅速地把人才培养出来。 这就是这么多年我们康达出人才的主要原因。
六、检查工作进展情况
这里有一个度的把握: 检查太勤会浪费时间; 对安排下去的计划和活动 如果不闻不问, 又有可能会导致失误。 对不同的事项、 活动、 目标, 检查计 划也要有所不同, 主要取决于工作的难易程度、 下属的自身能力及做事的主 动程度。 如果某项工作难度很大并且是最优先的, 就要时常检查进展情况, 最好每一两天检查一次。 当你把一件较为困难的工作委派给一个经验较少的 下属去做时, 你可以把检查工作进展的次数定为其他下属的两倍, 特别对于 新人, 我们是要求陪同进行, 等他进入工作流程再放手, 除了定期检查工作 以外, 还要注意听取下属的意见以及汇报工作进展的情况和部门发展状况。
当要求下属向你报告时, 你要问明他的工作是怎样做的, 还有多少工作 没有做完, 遇到哪些问题, 他又是怎样解决这些问题的。 最后, 你要用坚定 的口气向下属指明, 必须完成工作的期限和达到要求的行动方案, 促使下属 继续努力去向目标靠近。
七、对工作安排与完成情况的评价
当工作完成以后, 你要在适当的时候对自己的这次工作安排与完成过程 进行评价, 以求下次改进。 评价内容包括: 工作是否按期完成; 工作的目标 是否达到; 下属是否创造出了完成工作的新方法; 他们是否从工作中学到了 一些新东西或得到了某种益处。 这些都可以作为你下次进行工作安排时可供 参考的鲜活依据。
随机读管理故事:《天鹅、狗鱼和虾》 有一次,天鹅、狗鱼和虾,一起想拉动一辆装东西的货车,三个家伙套上车索,拚命用力拉,可车子还是拉不动。 车上装的东西不算重,只是天鹅拼命向云里冲,虾尽是向后倒拖,狗鱼直向水里拉动。 究竟哪个错?哪个对?用不着我们多讲,只是车子还停留在老地方。 员工之间不协调,工作就施展不好,只会把事情弄糟,引起痛苦烦恼。领导者的智慧所在,即能妥善分配员工的工作,并协调他们之间的合作。 无论一个公司的金钱、机器和材料的总和多么强大,如果没一支愿意进行思考和清醒的人们组成的队伍可以使用,他们只不过是一堆不会产生成果的僵死物质。

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