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企业制度如何“落地”
2015-05-08 15:15   来源: 作者:    点击:

导读:“管理思想如何‘落地’?”整个课程中,企业文化部分分为:什么是企业文化? 如何建设企业文化? 企业文化如何“落地”? 三个部分。其中,企业文化如何“落地”又分为
      

 

  “管理思想如何‘落地’?”整个课程中,部分分为:什么是?

  如何建设?

  如何“落地”?

  三个部分。其中,如何“落地”又分为:

  企业制度如何“落地”?

  如何营造健康的文化环境?

  如何通过激励控制文化发展过程?

  本文是其中的第一部分的内容。

  前面我已经简单介绍了课程中部分一共分了三个内容,

  首先是探讨:什么是?

  接着我们探讨了:如何建设?

  还有一个内容就是:如何“落地”?

  在探讨“什么是?”的时候,我们认识到:

  不仅是一种意识,而且是一种统一的意识,是一种能够区别其他企业而特有的标志性的统一的意识,只有这样的文化才是真正的;同时,不仅是一种统一的标志性的意识,而且他还必须具备维持这种意识统一方向的能力,只有这样的文化才是完备的。

  在探讨“如何建设企业文化?”的时候,我们接着找到了建设企业文化的方法:

  意识的形成有个过程:感应——心理——意识,那么相应的,企业文化建设也需要通过三个层次的手段得以实现:制度(被动的感应)——环境(被动的心理)——激励(主动的意识)。

  讲到这里,大家是否感觉到企业文化能够“落地”了呢?只要我们真正做到了“制度——环境——激励”三步曲,确实是能很好的建设企业文化,甚至,只要我们做到了从制度到环境的转变,我们也能建设出一个很不错的企业文化来。

  但是,大家还记得我在课程开始的时候,分析“管理思想为何很难‘落地’?”时,提到的第二个主观原因是什么?

  对,就是“只要…就…”心理。现在,我们是不是也有这种心理了呢?

  呵呵。确实,光感觉能“落地”是不够的。回到我们企业文化的话题上来。大家想过没有,前面不管是分析“什么是企业文化?”还是“如何建设企业文化?”,这两个部分,不管听起来逻辑有多么严谨,但他们始终还是停留在思想上。现在,管理界有很多大师们在谈企业文化“落地”的问题,提出了各种各样的观点,但这些观点实际上还是理念,还是思想。可是,我们想过一个问题没有,我们探讨的话题本身就是一个思想和理念如何“落地”的问题,而我们却偏偏用另一种思想和理念来让我们的思想和理念“落地”,用“思想”让“思想”“落地”这本身就是个矛盾,这也正是我们容易产生“只要…就…”心理的最直接最主要的原因所在。

  在课程一开始,我们通过一个简单的游戏得到了一个结论:

  通过对3000余家企业的实地调查,我们发现,当企业发展到一定阶段的时候,就会出现各种各样的管理问题,其原因并不在于管理者或员工的素质和水平下降,而在于:以信息流为核心的基础管理建设没有跟上企业业务发展的步伐。

  其实,这里我们已经把问题的根本性原因提出来了,我们很多管理思想不能“落地”的根本原因在于“信息流”,而“信息流”本身已经超出了思想和理论的范畴,所以,我们在整理好自己的思想和理论的同时,还必须借助对“信息流”更有力度的手段或工具,这就是目前越来越多的企业家认识到的企业信息化。

  由于我们今天的主题不是企业信息化,所以,这里我们不做进一步的展开,而是借助其中一种信息化手段——用友协同管理系统A6,来进一步探讨,企业文化如何真正“落地”的问题。

  一、 企业文化如何“落地”综述

  这里,我对企业文化如何“落地”做了个简单的综述,我不展开讲了,主要内容是:企业文化建设必须注重细节;企业文化建设是个长期的过程;企业文化一定是可控的。

  这些内容大家会在后面的探讨中逐一体验到。

  这里,我想提到的是,企业文化建设的心态,我们有句古话:病来如山倒,病去如抽丝。企业文化非常类似于我们身上的“病”,这句话不好听,但很实在。我在接触到的一些企业老总中,有些老总性子比较急,希望能够通过重拳出击的方式迅速建立起自己健康的企业文化,非常困难。

  前面我们已经探讨了,企业文化实际上是企业意识层面的东西,这实际上已经决定了企业文化建设必须注重细节,而且一定是一个相对长期的过程,虽然如此,但是值得肯定的是,企业文化建设却一定是可控的,这一点我们可以在“制度——环境——激励”三步曲中,尤其是激励中得到体会

  下面,我们就第一个文化建设手段——制度的“落地”问题展开探讨。

  企业制度该如何“落地”呢?

  二、 让制度更贴近员工,让员工真正用起来

  大家都知道,企业制度是规范公司员工行为最基本的手段之一,理想状态下,我们的制度应该时时刻刻出现在并且规范到员工平时工作的细节中,可实际上却非常难。

  在这里,我先请问大家一个问题:在座的记得自己公司上下班时间的请举手。

  呵呵,几乎都记得。

  那好,记得出差流程和补助、报销标准的请举手。

  只有一半了。看来举手的这一半都是经常出差的。

  记得婚假、产假流程、天数和工资情况的请举手。

  只有2位,都是女士。您是哪个部门的?

  “我是部的,公司有人请过婚假和产假。”

  那您呢?

  “我是财务,而且我刚请完婚假。”

  这是一个很现实的问题。我在这只是问了跟大家比较相关的考勤制度一种,还有公司其他制度,比如招聘制度、保密制度、固定资产管理制度、档案管理制度等等大家还记得么?

  我们几乎记不住公司现有制度的内容,这是个非常现实的问题。我们记住的往往都是平时能接触到制度。

  那么,我们什么时候会接触到我们的制度呢?

  是的,一般两个时候,一个是刚入职的时候,另一个就是员工受到处罚或者用到制度的时候,而平时大量的工作时间中,我们的制度仅仅是行政部柜子里那厚厚的一堆纸而已。

  而且,我们学习制度,也只是粗略的,草草阅览而已。原因很简单:一方面,我们的制度很长,很厚,很枯燥,真的很难有人能认真学下来;同时,我们往往只对跟自己眼前“有关”的事物感兴趣,而跟我们眼前“有关”的除了作息时间,其他大量的制度几乎都属于“无关”的范围;更为困难的是制度的更新,我们更新一个制度时,马上会公告出去,把新制度帖到公告栏中,可是,我们却发现,我们贴上去的纸张都掉了,我们员工还是没能“学”好新制度。

  所以,我们应该认识到,制度真的不是学的,而是用的。

  问题是,如何才能真正“用”起来呢?我们不要期望着我们的员工能把制度学好,都记住,然后在工作中就按我们的制度来执行。通过这种方法来“规范”我们的员工,效果可想而知。这就是我们企业制度很难“落地”的根本原因,我们必须把制度真正溶入到员工的工作细节中,在细节中去规范,只有这样,我们的制度才可能真正“落地”。

  要想让制度“落地”,光靠这个规定,那个规定,靠制度本身来“落地”,你会发现,很难,你总是无法让制度深入下去,沉淀下去,始终都是漂着的。

  那么,如何才能做到“落地”呢?

  靠制度本身是不现实的,我们需要借助其他手段来帮忙。下面,我们就借用用友A6协同应用系统来探讨。

  利用用友A6协同应用系统让制度真正用起来,可以分成两个层次:将相关制度时时放在员工眼前,及时查询;将制度变动内容针对性的及时准确的通知相关员工。

  下面,我们逐一探讨。

  1. 将相关制度时时放在员工眼前,及时查询

  这是最简单的一种方式,也是最基础的一种方式。在A6中,我们把所有的公司制度都放在办公系统中,公司所有职员都能够根据系统设置好的权限进行查询。

  这样,不仅方便了员工了解和运用制度的操作,同时也可以在一定程度上让员工与制度贴得更近,让制度在初步层次上进行规范。

  2. 将制度变动内容针对性的及时准确的通知相关员工

  这是制度“落地”的第二个层次,相对于第一个层次,针对性更好,时效性更强,而且,最大的好处是能够很好的规避掉制度变更带来的推广问题。

  我们将变更后的新制度,针对性的发给每个相关人员,这些,所有相关人员都会收到系统自动的提醒,通知他与他某项工作有关的制度有所变动,请及时查询。这样以来,员工就与制度“相关”了,只有“相关”了,员工才会及时重视它。

  这两个层次依然还是停留在“学”和部分的“用”上,而且,更多的还是要依赖于员工自身的主动性。制度要想“落地”,要想真正能从细节中规范员工的行为,实际上还是有一定困难。

  那么,如何真正做到制度主动的规范到员工的行为细节呢?

  三、 将核心制度转化为表单和流程,直接规范到员工行为

  刚才,我在问大家制度的问题的时候,不知道大家发现没发现一个现象,不管是考勤、休假还是申请等各种制度,实际上核心的就是在强调和规范三个东西:流程;数据规范;权限。

  这实际上就是制度的核心内容所在,或者说,就是制度的骨架。大家想想,我们的考勤制度、休假制度、报销制度、财务制度、档案管理制度、固定资产管理制度等等,其实都是在强调和规范这三个元素,只是各自强调的重点会有些差别而已。

  而现实中,恰恰就是这三个看似简单的元素不断的困绕着我们。我们是不是经常看到或者自己遇到:报销时票帖的不对,要重新帖;不同额度的申请或报销要找不同的领导,于是我们问来问去,跑来跑去;我们上报请示后,总是感觉石沉大海,不知道走到哪一步了,找领导吧,不仅不知道该找谁,还怕打扰了领导,不找吧,万一领导没看到怎么办,心总是悬着;……

  这些在传统的管理模式中是很难处理的,也不是用“思想和理论”能够很好的“落地”的。为了这个问题,不少公司,尤其是大中型企业都设立了专职岗位,专门帮助部门或公司其他人员进行报销等事情的处理。

  那么,我们能不能用A6的信息化手段来更好的处理呢?

  其实用A6中的表单和流程就能将这些只能看的纸质条款实实在在的直接转化为日常的工作规范,我们的员工甚至并不需要学习和记住制度的具体内容是什么,在实际工作中,系统自动帮我们严格按照制度执行下去。

  比如报销制度:

  当我们员工需要报销的时候,没有必要记住各种报销的制度,只要到系统模版中找到相应的报销模版,系统自动根据员工的身份判断其应该走的流程,然后调用模版。

  我们员工只需要填好数据,然后点击「立即发送」就可以了。以往员工发起一个流程(报销、申请、请示等等)后,总是感觉石沉大海,现在,当员工发起一个流程后,不仅可以随时查看到该流程的进展情况,走到哪一步了,各个领导都是怎么批的,而且,还可以方便的与流程中的各个领导进行补充、回复等交流。

  这样以来,我们不仅将臃繁的制度条款直接“落实”到了员工工作行为的细节中,时时刻刻规范了所有员工的行为,而且,还大大降低了员工的心理负担,让每个员工在被“规范”的同时还能享受到被“规范”的快乐。

  这就是利用用友A6帮助企业实行制度“落地”的过程。

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