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七技巧提高高管会议的效率
2015-05-08 15:14   来源: 作者:    点击:

导读:高管为滥用时间付出的代价是高昂的。战略决策的延误会导致对浪费现象和过高的成本视而不见,在削减成本方面也会由于考虑过于仓促而贻害无穷;在新产品和新业务的开发上错失良机;在长期投资上也是一塌糊涂。但其实高层管理团队只要在拟定会议议程和安排会议结
  许多公司都在白白浪费着它们最宝贵的资源———高层管理者的时间。
  在一家典型的公司中,高管每个月开会讨论战略的时间不过3个小时,而就是这短短3个小时也难以得到充分的利用,讨论不着边际、缺乏条理,根本形不成有效的决策。
  高管为滥用时间付出的代价是高昂的。战略决策的延误会导致对浪费现象和过高的成本视而不见,在削减成本方面也会由于考虑过于仓促而贻害无穷;在新产品和新业务的开发上错失良机;在长期投资上也是一塌糊涂。但其实高层管理团队只要在拟定会议议程和计划 会议结构的方式上做一些变动,就会使他们的会议效率和效果大为改观。
  根据作者所在咨询公司的研究,一些成功的企业虽然面临的挑战千差万别,但都以某种形式采用了七种通用技巧来管理会议议程,实现了企业价值的大幅增长。这七种技巧是:
  将运营议题和战略议题分开处理
  许多高层会议的议程常常被日常的运营问题所“淹没”,而留给重大战略的讨论时间非常少。而针对运营和战略问题分别召开会议,可以避免这种现象。
  专注于决策,而不是讨论
  要让高层会议更多地专注于决策,只需一些看似平淡无奇的改变。例如,英国糖果和饮料业巨头吉百利史威士公司,只对它的高层会议做出了两项小改动,就大大提高了决策的质量和速度:一是要求所有的阅读材料至少在开会的前5天分发给参会者,让参会者能尽早熟悉重要的战略议题;二是在阅读材料上附一张标准封面,标明会议目的———分享信息、讨论和辩论,还是行动和决策,从而给“行动和决策”的议题留出更多的时间。
  评估每一议题的真正价值
  成功的公司会依据“风险值”,也就是每项议题对公司长期内在价值的影响大小,来确定议项的优先次序,把更多的时间花在价值高的议题上。
  尽快将议题从议程上划掉
  从议程上划掉议题,就同把正确议题列入议程一样,也需要严格的流程。也就是说,议题一旦确定,就需要以明确的方式把它解决掉。这个流程包括一份清晰的时间表,其中详细地指明团队成员应何时以及如何就每项议题形成决策,以及最终战略的审批必须有哪些成员参加。
  将真正不同的选择摆在桌面上
  管理层在对任何战略进行讨论或审批前,必须至少接到3个不同的备选方案,这样才能尽量保证不会遗漏或忽略一些可能更合适的方法。按照劳埃德TSB银行的前董事长皮特曼的话来说:“如果想对你要接受的东西有把握,你就必须弄清你要拒绝的是什么。”
  采取通用的决策流程和标准
  具有出色决策能力的公司在制定决策时都使用通用的语言、方法和标准。这使它们能立刻处理多项议题,而且这些议题常常不在高层会议议程内。这种方式并不能加快个人的决策速度,但是团队每年所形成的决策数量要多得多。
  将决策贯彻到底
  成功的公司将资源配置与战略审批联系在一起,从而使战略决策能够落实到行动上。例如,在荷兰银行、加拿大铝业和吉百利史威士公司,战略规划的结果是以一份正式的绩效合同呈现的,它明确指出了执行战略所需的资源(时间、人才和资金)以及管理层允诺实现的财务目标。
  如果有更多的公司意识到高层管理者的时间是它们最宝贵的资源,那么采纳上述做法的公司也会多起来,这将确保公司高层专注于最重要的议题,在最短的时间内尽可能做出最佳的选择。
随机读管理故事:《富弼拒赏》 宋代名臣富弼克己奉公,为官清正,颇有廉声。《宋稗类钞品行》记载,富弼出任枢密使时,宋英宗赵曙刚登上天子的宝座。赵曙上台后,将其父仁宗皇帝的遗留器物,都拿来赏赐给朝廷重臣。众臣叩头感谢领赏之后,一起告退。赵曙却单独请富弼留下,又在惯例之外,特别赏赐他几件器物。 富弼先叩头谢恩,然后就坚决推辞不接受这份额外的赏赐。赵曙有些不高兴,轻描淡写地说:这些东西又不值什么钱,你没有必要推辞呀!富弼恳切地说,东西虽然很微薄,但关键是额外所赐。大臣接受额外的赏赐而不谢绝,万一将来皇上做出什么例外的事来,凭什么劝谏呢?最终富弼还是推辞掉了这份赏赐。 读者也许会说,这个富弼也太一本正经了,皇帝送东西给你你还不要,真是不识抬举!皇帝赏赐器物给大臣,又不是行贿,何必拒绝呢?其实这正是富弼的高明之处。关键就在富弼的这句话,大臣接受例外的赏赐而不谢绝,万一将来皇上做出什么例外的事来,凭什么劝谏呢? 可能大家都有这样的经历,在论功行赏的时候,上司会特别额外地给自己一份礼物,作为下属的收到这份礼物,除了感激涕零之外,当然还会暗自心喜,上司对我果然是青眼有加呢。其实,这正是下属应该小心的地方了,为什么同样的贡献,你要得比别人更多的奖赏呢?个中的原因就需要你好好体会了。 作为一个团队的领导,关心下属当然无可厚非,但是要注意方法,有时候本来是自己的一番心意,可是却让下属会觉得这个领导的人品有问题,他这是在拉拢我,指不定以后会让我替他办什么事呢?你不是跳进黄河也洗不清了?! 也许你会认为自己的下属没那么大的胆量敢怀疑你什么,而且你真的有什么过错需要他掩饰他也真的去做了,那如果有一天他犯了更大的错误需要你去替他挡的时候你该怎么办? 作为一个领导人,最要紧的事情就是千万不要授人以柄,特别是自己的下属,否则常常会因小失大。 能管好自己才能管好别人,无私才能无畏,无畏才能扬威。

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