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高效会议的十大原则
2015-05-08 15:11   来源: 作者:    点击:

导读:会议?也许有人会觉得这个问题有些小题大做,还有不会开会的?这么简单的事情,似乎是人都会开,大会小会参加过无数场,可是开得好吗?参加的无数次会议中真正有效的、能解决问题的、效率比较高的、投入产出
  会议?也许有人会觉得这个问题有些小题大做,还有不会开会的?这么简单的事情,似乎是人都会开,大会小会参加过无数场,可是开得好吗?参加的无数次会议中真正有效的、能解决问题的、效率比较高的、投入产出比高的会议有多少呢? 

  会议中常见的问题

  下面我们先分析一下会议中常见的问题:

  会荒:常年不开会。

  会海:过多开会、过滥开会、无效开会。

  拖沓:会议拖拉严重,形成了效率低下的“大尾巴会”。

  “陪绑”严重:为了“相互尊重”或“显示分量”搞排场或形式主义,与会人数众多,无多大关系也叫过来。

  主持人选择不妥:会议主持人的技能、经验、权威不足以掌握会议的方向、内容和局面时,会议达不到预期的目标。

  议题繁多:会议议题过多,讨论不深,都只能蜻蜓点水。

  重复会议:同一议题不从根上解决彻底,不得不一次次开会讨论治标却不治本的方案。

  地点安排不当:有些公司为了节省成本,会议都在公司召开。可是一些重大的事项在公司开很难不被打扰或受影响。

  会前、会下不沟通:会议开始时要么花很多时间讲明背景、概念,或者干脆沟通不够,没有共同言语,这样的会议效果自然要大打折扣。

  会议纪律乱:不到、迟到、早退、中场打电话等现象严重,没有制定会议制度,尤其是奖惩制度。

  会而不议:成为了领导“一言堂”,失去了会议的意义。

  议而不决,决而不议:会议只是讨论不形成决议,会前准备不充分;或者真正决议的事情又不开会讨论而是私下决定了。

  决而不行:即使有会议决议,不落实到责任人,不落实执行。

  行而不果:即使执行,也没有跟踪,根本没有结果或效果;执行得好与不好都一个样,没有奖惩,久而久之,积极性被消磨殆尽。

  高效开会的十原则

  知道了会议可能出问题的地方,我们就可以有针对性地去预防和调整,尽量让会议更高效。而要会议高效,除避免上述常见问题外,须遵守以下十项原则:

  原则一、会议要规划。根据公司或部门实际情况,可安排有早会、周例会、月例会、季度会、半年会、年会等例会,比如周例会,在总结和规划方面就很有效,会议要有其召开的合理时间和频率,例会可参考古代“有本早奏,无事退朝”的原则,而且根据不同阶段的管理水平和目标,可调整例会的频率和时间长度;除了固定的例会外,还应有一些重大事项的专题会议,如果平时例会开得好,问题得到切实解决落实,例外的会议比例则会大幅下降。

  原则二、准备要充分。要想会议高效,会前必须做好充分的准备。重大事项必须提前有足够的时间思考和准备,并会前私下广泛征求意见,有些不便于在会上公开发表的意见也在会前提前沟通和解决掉,总之要提前充分做好准备,最好能基本达成共识,这样才可能在会议上快速做出决策,提高会议效率。会议主题、时间、地点、参与人、议程、时间表等,最好都在会议通知中提前告知相关人员,以便做好准备。

  原则三、主题要集中。一次会议,最好只有一个主题,因为只有这样才能更好地集中相关人员、时间和精力,高效解决问题。综合性会议,主题也最好不要超过三个为好。议题越多,参加人员越多,“陪绑”的人越多,效率越低下,时间越长,成本也就越高。

  原则四、人员要相关。只选对相关情况真正了解的人员参加,一问三不知、不了解具体情况或提供“假情报”、说了不算或说了却很可能被否决的人参加了也没有用。所以一是要“少而精”,即只要与会议议题直接关联的单位参加,协办的单位不用派人陪绑。

  原则五、流程要合理。会议的流程关系到会议是否真正民主、有效。一是尽量不要领导主持会议,而应该是会议议题发起单位或办公室主持;二是领导尽量最后讲话,否则一开始基调一定,很多人就不敢发表自己的看法了,或者只是随声附和;三是繁简得当,有些问题简要介绍即可,重大问题讨论要充分,让相关尤其是一线部门充分发表意见,不能仓促决策,而且不同部门、人员由于学习、工作经历和岗位职责不同,所关注的重点通常也会有所不同,充分交流有利于优势互补;四是该议的时候要议,该决的时候要决,该举手的时候要举手,该签字的时候要签字,尽可能会上形成决议而不要拖到会议结束了还没有结论,要落实责任人、关键行动措施、验收标准、完成时间、风险防范措施、配套资源支持和关键里程碑等。

  原则六、时间要紧凑。要事先规定会议时间,一般的会议不要超过一小时,较长的会议要分大阶段进行,每阶段发言人的时间要规划和控制好,主持人要把握好会议节奏。对较长的会议要安排中场休息,且最好提前准备好茶水、甜点和水果等,否则开会时间开长了,大脑转得慢了,注意力也不容易集中。

  原则七、决议要及时。会议的记录一定要完整、规范,从会议主题、与会人员/缺席人员、发言、讨论记录,到会议决议、表决情况等都要进行详细记录,可采用专用记录格式、卡片,做到规范、准确、可查,避免事后不认账。

  会议结束后,应尽快下发会议决议。会议决议不同于会议简单的流水账记录,需要做一定的整理、调整和提升,因为会议临时讲的可能不全面或有遗漏。会议决议一定要落实责任人、关键行动措施、验收标准、完成时间、风险防范措施、配套资源支持和关键里程碑等,要简单、明了。

  会议决议正式签发之前最好安排几个人交叉检查,决策人签发后最好给与会及决议相关人员签名确认,以防有人推脱。

  原则八、手段要先进。会前充分准备,多应用PPT,要求简明扼要、重点突出、逻辑清晰,不要整版的文字而应图表结合。另外,能开电话会议、视频会议的尽可能利用这些高科技,可大幅节省交通、住宿等费用和往返的时间成本,大大提高沟通的效率,其投入产出比是非常合算的,尤其是在金融危机的情况下多地点办公,全国性或全球化公司更应多应用一些高科技工具和手段。另外,会议决议发放、跟踪等也可通过Email、OA、IM等多种工具和手段来宣导、提醒和落实。

  原则九、执行要检查。会议决策情况的跟踪检查,尤其是关键节点的把握,最好能培养主动、及时汇报的职场习惯。如果没有,则需要有“盯牢”、“管好”、“跟到底”的执行力强的人持续跟进和追踪,直到相关部门和人员养成习惯为止,当然最好能有配套的培训来进一步强化执行力。

  原则十、结果要奖惩。大多数人不会做你期望的事,只会做你检查和奖惩的事。如果做与不做一个样、做好与做坏一个样,就会出现混日子、多一事不如少一事、多做多错少做少错、不求有功但求无过的局面和氛围。对不能及时、较好完成任务的,予以帮扶、培训、批评,仍不行的可能须调岗或淘汰;对主动、积极、按时、高质量完成任务的,则予以表扬、奖励或晋升等,让大家清楚地知道什么样的行为会受到奖惩,从而改变行为甚至习惯。

  总之,高效的会议要做到会而有议,议而有决,决而有议,决而有行,行而有果。

  肖利华 博士

  特步(中国)有限公司总裁特别助理

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