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管理者在员工执行过程中的5大作用
2017-02-24 20:44   来源:未知 作者:admin    点击:

导读:管理者是通过发挥员工的能力,从而实现组织目标的达成。作为管理者,首先需要的是让下属明白什么是最重要的。在其岗位上,需要发挥什么样的作用,在整个组织中,其角色和作用是如何得到体现的。在多种工作职责中,哪几项职责是最重要的,需要把精力更多地投
管理者是通过发挥员工的能力,从而实现组织目标的达成。作为管理者,首先需要的是让下属明白什么是最重要的。在其岗位上,需要发挥什么样的作用,在整个组织中,其角色和作用是如何得到体现的。在多种工作职责中,哪几项职责是最重要的,需要把精力更多地投入其中。按照事项的流程角度,一项任务可以分为事前、事中和事后,管理者在这三个环节中发挥的作用是不同的。在事前环节,管理者需要告知员工工作指令,帮助员工制定工作计划;在事中环节,管理者需要设计科学的流程,加强程序化管理,对过程进行指导和纠偏;在事后,管理者需要给予反馈、评估和激励。
1、明确是一种力量
很多管理者在布置工作任务时,喜欢员工通过“悟性”去“揣摩”和“领会”意图。对悟性较高的员工表现出喜爱,也会关注更多。而实际上,管理者需要做到的就是让员工清楚地知道工作要达成什么样的结果。明确是一种力量,模糊是对执行最大的伤害。管理者要清楚地告知,而不是让员工揣摩。对指令的要求和结果双方有了清楚和统一的认知,才会更有助于执行。结果定义是执行的起点,定义越清楚,执行越容易达成。
2、计划是执行的起跑器
俗话说:“一年之计在于春,一日之计在于晨。”“凡是预则立,不预则废。”在执行的过程中,计划的重要性不言而喻。计划好比是赛跑的起跑器,有了计划,执行就有了强劲的助推力。
凡是工作,必有计划。计划是指根据对组织外部环境与内部条件的分析,提出在未来一定时期内要达到的组织目标以及实现目标的方案途径。计划是围绕目标而制定,不同的目标,需要不同的资源和动作。脱离目标谈计划,就好比是在大海上航行而没有灯塔作为指引,容易失去方向。对任务进行执行,谁来制定计划?有两种不同的观点:一种观点是指令发出者需要制定实施计划;另一种观点是指令接受者制定工作计划。本文的观点认为:人们更愿意执行自己的计划,因此,制定工作计划需要指令接受者来完成,但整个过程分为两个阶段,第一阶段是自下而上,指令接受者根据指令制定工作计划;第二阶段是自上而下,指令发出者对工作计划进行指导和纠偏。通过双方的互动,最终制定科学合理的计划。
3、流程和程序化是保障有效执行的通道
当工作任务没有完成的时候,管理者常常就会认为是员工执行不力导致的,而很少从制度和流程的角度上寻找原因。曾服务过一家客户,每次开月度会议的时候,采购部的王经理就会很紧张,因为总经理对供货及时率很不满意。每次开会,总经理就批评王经理执行不力。通过调研,发现影响供货及时率的因素包括销售部的工作指令单下达的准确性和时间节点,生产部领用单下达的时间节点,采购部物流采购的时间,品管部原料入库检验的时间。也就是说,供货及时率的达成受到四个部门的相互影响。总经理批评采购部王经理是没有问题的,采购部是供货及时的主责部门,但是简单归结为执行不力是不妥当的。因此,项目组重新对流程进行了优化,对销售部下达工作指令单和生产部下达物料领用单进行了时间明确;对供应商供货的时间进行了调配,以利于品管部进行入库检验。通过流程的优化,这家企业供货及时率得到了很大的改善。
这两天在阅读《德胜员工守则》,德胜对程序化管理的追求让我印象深刻。德胜成立了程序中心,专门研究每一项工作如何能以最科学和最高效的方式完成,对每一项工作进行程序化编制。德胜把大量的精力都放在程序和流程等过程问题上,而非直接放在结果问题上。德胜认为:在执行的时候,一件事即使做成了,但如果不按程序做,也等于没有成功。因此,管理者需要把大量的精力构建运行的流程和操作的程序,让员工进入预设好的程序内执行。
4、跟踪、检查体现管理者的能力水平
郭士纳说:人们不会做你希望的,只会做你跟踪和检查的。很多管理者认为一个指令安排下去,员工就会执行。对过程的跟踪和辅导常常忽视,导致执行的结果不尽如意。跟踪和检查是对执行过程的反馈和纠偏,保证执行不拐弯。
跟踪和检查主要有几种不同的方式:报表系统、会议系统和直接沟通等方式。报表系统提供事实和数据,会议系统解决过程中存在的问题,这两个方式都比较正式。直接沟通则灵活很多,随时随地都可以进行。在跟踪的过程中需要把握几个原则:效率原则、例外原则、关键要素原则、关键节点原则、行动原则等。
一般来说,管理者布置任务后,可以由自己进行检查,也可以交由专门的第三方部门进行检查。检查过程中需要把握好节点控制技术,所谓节点控制是将行动计划分解成各项活动,用一定有效的方式对交接点、时间控制点进行控制与检测。管理的关键要管理预期,节点控制就是让双方的预期保持一致。节点控制就好比高速公路上面的路程提示牌,如果高速公路上没有路程提示牌,驾驶人员就不知道已经开到哪里了,到终点还有多少距离,始终处于不一种不确定的状态中。节点控制技术具有几个特征:节点控制的目的是保证执行不拐弯;节点控制关键在于控制预期;事项越重要,越紧急,节点频次就越高;节点控制的结果是保证每一个节点都是正常状态;节点控制是一种过程式的管理。
5、评估和激励是执行的终点
如果将执行体系理解为一个闭环的话,计划是执行体系的起点,评估和激励则是执行体系的终点。
管理者在执行结束后,对执行的结果要给予反馈和评估,一个目的是确认执行的成效,另一个目的则是帮助执行者优化执行过程中存在的不足,固化优秀的做法。这个过程类似于联想的复盘技术,不是对结果的追究,而是对过程的还原,发现过程中的亮点和不足,使之形成集体性的记忆,提升团队的执行能力。
激励不仅是一种技术,更多的是一种艺术。管理者需要充分发挥激励的作用,给予团队即时的奖惩。前福特汽车公司总裁艾柯卡认为:要使一家企业有活力、有朝气,激励就是一切,一个管理者能够激励他人,便是最大的成功。激励的方式和方法很多,关键的是要用心,让团队感受到不仅仅是一份物质的奖励,更是一种对团队能力的认可。
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