低效会议首先从会前准备不足开始，通常企业在以下七个方面准备不足。
（1）会议主题不明确。对于会议要讨论的主题没有清晰的界定，会议组织者没有想清楚会议要解决的根本问题是什么就匆忙召开会议，这会导致是否召需要开会议的选择不准确，很多会议并不是必须召开，如果必须召开的话，则需要把会议主题界定清楚。
（2）会议议题设计不合理。企业对于会议要讨论哪几个议题通常不会过于重视，往往只是大概想了几个方面就开始开会了。例如：“讨论一下过去一个月的项目进展情况、人员安排问题”，这样的议题太过宽泛，不具备讨论的基础，这会导致要么会议主题太宽泛无法讨论，要么会议主题过细过多，时间不够。
（3）会议时间安排不合理。走进企业的会议室，我们经常会发现一个怪现象，就是会议有开始时间，没有结束时间，问一下参会人员：“会议什么时候结束？”通常得到的回答都是：“我们也不知道，一直都是这样，什么时候老大觉得差不多了就该结束了。”没有结束时间的规定，就会导致会议总时间无法控制。另外对于每个议题的时间没有规定，就会导致会议过程缺乏有效控制，有时候一个议题讨论时间过长，而另外一些议题讨论时间又严重不足，时间分布严重失衡。
（4）会议主持人、记录人、参会者选择不当。通常企业的会议都是根据习惯选择主持人、记录人和参会者，而不是根据会议内容和深度选择胜任的主持人，导致没有安排记录人或者记录人能力不足，无法抓住会议要点。会议参加者太多，或者和会议主题无关，或者议事能力不足。
（5）会议场所选择和布置不合理。没有选择适合会议主题的场所，环境太过开放或者嘈杂等，有些需要讨论的会议由于环境过于开放和嘈杂而导致会议受到严重影响。
（6）会议通知的有效性低。很多企业的会议只是在网络上发布了会议通知，没有通过电话或者短信通知到人，导致很多人不知晓会议细节，缺席或准备不足。
（7）会议参加人员准备不足。由于会议通知不到位，会前资料发放不及时，导致参会人员不清楚自己在会议中的角色和责任，没有提前思考会议议题，发言稿没有准备，开会的时候现场发挥，失去了很多有价值的讨论要点，严重影响会议效果。
